Registrierkassenpflicht 2027 oder 2028? Was Betriebe jetzt wissen müssen

Status und Änderungen durch das Zweite Kassengesetz

• Das Bundeskabinett hat den Regierungsentwurf am 23.09.2026 beschlossen. Das Gesetz ist damit noch nicht verabschiedet, sondern befindet sich im parlamentarischen Gesetzgebungsverfahren.
• Anschließend wurde der Entwurf am 09.10.2026 als Bundesrats-Drucksache 585/26 dem Bundesrat zugeleitet. Die Stellungnahmefrist des Bundesrats läuft bis 20.11.2026.
• Betroffen sind Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr - gemeint ist der gesamte Umsatz, nicht nur der Barumsatz.
• Es gibt eine neue Ausnahme, Händler mit Barumsätzen unter 12.000 € im Jahr trotz Gesamtumsatz über100.000 € sind von der Kassenpflicht befreit
• Das Gesetz soll zum 01.01.2028 in Kraft treten.
• Der Beginn der Kassenpflicht soll ab dem 1. Juli des Folgejahres gelten, nachdem die Umsatzgrenze überschritten wurde.
• Betroffene brauchen ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE). Die reine offene Ladenkasse ist dann nicht mehr zulässig.
• Ab 2028 soll die bisherige Papierbelegpflicht durch eine Pflicht zur digitalen Belegbereitstellung ersetzt werden. Ein Papierbeleg muss auf Wunsch des Kunden weiterhin ausgestellt werden können. Allerdings sind reine Papierbelege derzeit bis 2032 zulässig.

Was ist die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht bezeichnet die geplante gesetzliche Vorgabe, dass bestimmte Betriebe ihre Einnahmen nicht mehr formlos in einer offenen Ladenkasse erfassen dürfen, sondern ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen. Bisher ist das in Deutschland eine freiwillige Entscheidung: Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie zwar seit 2020 mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern und seit 2025 beim Finanzamt melden. Ob überhaupt eine elektronische Kasse eingesetzt wird, war bisher aber freigestellt. Genau das soll sich ändern.

Ziel des Gesetzgebers ist es, Steuerhinterziehung über nicht erfasste Bareinnahmen zu erschweren. Wenn jede Transaktion manipulationssicher aufgezeichnet wird, lassen sich Umsätze nachvollziehbar prüfen.

Der Entwurf ist noch kein Gesetz. Es gibt allerdings einen Kabinettsbeschluss, die Verabschiedung durch den Bundestag steht noch aus. Termine und Details können sich im weiteren Verfahren noch ändern. Für die Praxis heißt das: Die Richtung ist klar, der genaue Fahrplan noch nicht in Stein gemeißelt.

Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?

Nach dem Entwurf gilt die Pflicht für Steuerpflichtige mit einem land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb sowie für Freiberufler, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet und die mehr als 12.000€ Bargeldumsatz haben.

Drei Punkte sind dabei entscheidend:

• Es zählt der Gesamtumsatz, nicht nur der Barumsatz. Auch wer überwiegend per Karte oder Überweisung kassiert, kann die Grenze überschreiten.
• Erstmaliges Überschreiten: Wird die Grenze zum ersten Mal überschritten, greift die Kassenpflicht ab dem 1. Juli des Folgejahres. Das Überschreiten ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats zu melden.
• Ende der Pflicht: Die Pflicht endet erst, wenn der Umsatz in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren wieder unter der Grenze liegt.

Ein Betrieb, der die 100.000 Euro einmal reißt, bleibt also nicht dauerhaft gebunden, wenn das Geschäft wieder kleiner wird, muss die Umstellung aber verlässlich einplanen.

Was bedeutet das konkret für die Kasse?

Für betroffene Betriebe heißt die Pflicht vor allem eines: Die offene Ladenkasse reicht nicht mehr. Statt Bargeld in der Schublade und einem handschriftlichen Kassenbuch muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt werden, das jede Transaktion einzeln, vollständig und manipulationssicher festhält.

Dieses System muss mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE ist eine Art digitaler Notar: Sie protokolliert jede Buchung so, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann, und stellt die Daten für eine Betriebsprüfung bereit.

Was ist eine TSE und was muss das Kassensystem können?

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit 2020 für elektronische Kassensysteme Pflicht und in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Sie zeichnet jede Transaktion mit Zeitstempel und Signatur auf und macht Manipulationen erkennbar.

Ein zukunftssicheres Kassensystem sollte die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und insbesondere:

• eine integrierte und zertifizierte TSE enthalten,
• die vorgeschriebene Meldung an das Finanzamt unterstützen,
• digitale Belege erzeugen und bereitstellen können,
• und sich an bestehende Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme anbinden lassen.

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus kann ein modernes Kassensystem zusätzliche Funktionen bieten, beispielsweise:

• die Akzeptanz verschiedener Kartenzahlungsarten wie girocard, Kredit- und Debitkarten,
• kontaktlose Zahlungen per NFC,
• sowie mobile Bezahlverfahren wie Apple Pay und Google Pay.

Für viele Betriebe ist der Umstieg zugleich eine Gelegenheit, Kartenzahlung und Kassenführung in einer Lösung zu bündeln. Alle in Deutschland tätigen Kassenhersteller bieten Kassenlösungen an, bei denen die TSE bereits enthalten ist. Nexi als Zahlungsanbieter bietet Schnittstellen zu vielen Kassenherstellern und stellt durch die Integration von Kassensystem und Kartenzahlung sicher, dass Zahlungsabwicklung und gesetzeskonforme Aufzeichnung nahtlos zusammenspielen.

Was ändert sich bei der Bonpflicht?

Parallel zur Kassenpflicht plant der Gesetzgeber eine weitere Entlastung bei der Belegausgabe. Bereits heute können Belege auch in digitaler Form bereitgestellt werden. Künftig soll die elektronische Belegbereitstellung stärker gefördert werden, sodass Kundinnen und Kunden ihren Beleg beispielsweise per E-Mail oder QR-Code erhalten können.

Unabhängig von der geplanten elektronischen Belegbereitstellungspflicht bleibt der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung bestehen. Auf Wunsch muss ein Beleg daher weiterhin auch in Papierform ausgegeben werden.

Für Betriebe bedeutet dies potenziell weniger Papierverbrauch und geringere Kosten für Thermorollen. Voraussetzung ist jedoch ein Kassensystem, das digitale Belege rechtskonform erzeugen und bereitstellen kann.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, der Entwurf sieht Ausnahmen vor:

• Die Finanzbehörden können Betriebe in Härtefällen (sachliche Härte) von der Kassenpflicht befreien.
• Parallel zum Gesetz wurde bereits ein Entwurf für eine Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung angekündigt. Das Bundesfinanzministerium soll dadurch bestimmte Branchen oder Fallkonstellationen von der Kassenpflicht ausnehmen können.

Die endgültigen Ausnahmen stehen derzeit noch nicht fest, da die Verordnung noch nicht verabschiedet wurde. 

Was Betriebe jetzt tun sollten

Auch wenn das Gesetz noch nicht final ist, lohnt sich frühzeitige Vorbereitung, weil die Richtung eindeutig ist und Umstellungen Zeit brauchen:

1. Umsatz prüfen: Liegt der Gesamtumsatz in der Nähe oder über 100.000 Euro im Jahr? Dann ist die Pflicht realistisch.
2. Bestehende Kasse checken: Ist bereits ein elektronisches System mit zertifizierter TSE im Einsatz, und ist es beim Finanzamt gemeldet?
3. Offene Ladenkasse ablösen: Wer bisher ohne elektronische Kasse arbeitet, sollte den Umstieg jetzt planen, statt kurz vor dem Stichtag.
4. Zahlung und Kasse zusammendenken: Eine Lösung, die Kartenzahlung, TSE und digitale Belege vereint, spart doppelte Anschaffungen.

Wer die Umstellung frühzeitig angeht, vermeidet Zeitdruck und stellt sicher, dass die Kasse zum Stichtag rechtssicher läuft. Nexi unterstützt Betriebe dabei mit TSE-fähigen Kassen- und Bezahllösungen für unterschiedliche Branchen und Betriebsgrößen.

Sie möchten Ihre Kasse frühzeitig gesetzeskonform aufstellen und Kartenzahlungen einfach integrieren? Informieren Sie sich über die Kassenlösungen von Nexi oder lassen Sie sich persönlich beraten.

Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht

Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Nach dem aktuellen Referentenentwurf für Zeiträume ab dem 1. Januar 2028. Der Koalitionsvertrag hatte ursprünglich 2027 genannt. Ein verabschiedetes Gesetz gibt es noch nicht.

Ab welchem Umsatz gilt die Registrierkassenpflicht?

Ab einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr. Maßgeblich ist der gesamte Umsatz, nicht nur der Bargeldanteil.

Ist die offene Ladenkasse dann verboten?

Für betroffene Betriebe ja. Sie müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter TSE nutzen. Betriebe unterhalb der Grenze dürfen die offene Ladenkasse nach aktuellem Stand weiterführen.

Brauche ich zwingend eine TSE?

Ja. Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, muss es bereits heute mit einer zertifizierten TSE absichern. Mit der Kassenpflicht wird der Einsatz eines solchen Systems für betroffene Betriebe verpflichtend.

Was passiert mit dem Kassenbon?

Die papierhafte Belegausgabepflicht ist bereits abgemildert worden. Digitale Belege werden in Zukunft wichtiger. Der Beleg wird dann digital bereitgestellt oder zugesendet, auf Wunsch gibt es weiterhin einen Ausdruck auf Papier.

Quellen und Nachweise:

·  KassenSichV.pdf

· Bundesgesetzblatt Teil I - Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung - Bundesgesetzblatt

·         Kassennachschau (§ 146b Abs. 1 Satz 2 AO)

·         Zweites Kassengesetz

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand des Referentenentwurfs vom 5. August 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich ist das final verabschiedete Gesetz.