Ein Kassensystem für die Gastronomie muss vor allem eines: zuverlässig funktionieren, wenn es darauf ankommt – zur Mittagszeit, am Samstagabend, beim Festival. Die drei wichtigsten Anforderungen sind Geschwindigkeit, Mobilität und eine integrierte Trinkgeldfunktion. Welches System konkret passt, hängt vom Betriebstyp ab: Ein Imbiss braucht etwas anderes als ein Restaurant, und ein Foodtruck braucht etwas anderes als ein Café mit festem Tresen.
Dieser Artikel erläutert die Anforderungen, Kosten und gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigt, welche Lösung für welchen Betrieb geeignet ist.
Was ist ein Kassensystem in der Gastronomie?
Ein Kassensystem in der Gastronomie ist die Kombination aus Hardware und Software, mit der Bestellungen erfasst, Zahlungen abgewickelt und Umsätze dokumentiert werden. Im einfachsten Fall ist das ein mobiles Kartenlesegerät mit integriertem Belegdrucker. In komplexeren Betrieben kommen Tischverwaltung, Küchendrucker, Warengruppen und Schnittstellen zu Buchungssystemen hinzu.
Was ein Gastronomiebetrieb konkret braucht, hängt stark vom Betriebstyp ab:
● Imbiss und Foodtruck: schnelle Abwicklung, mobiler Einsatz, wenig Einrichtungsaufwand
● Café und Bar: Tischservice, Trinkgeldfunktion, flexible Zahlungswege
● Restaurant: Tischzuweisung, Splitting von Rechnungen, Drucker für die Küche, höhere Transaktionsvolumen
Welche Anforderungen stellt die Gastronomie an ein Kassensystem?
Der Servicebetrieb verzeiht keine Technikpannen. Wenn das Terminal beim vollen Tisch hängt, der Akku mitten im Abendgeschäft leer ist oder der Gast umständlich auf die Kartenrückgabe warten muss, leidet nicht nur die Stimmung – es leidet das Trinkgeld, die Bewertung und im schlimmsten Fall der nächste Besuch. Drei Anforderungen entscheiden darüber, ob ein Kassensystem im Gastronomiealltag wirklich funktioniert:
Geschwindigkeit: jede Sekunde zählt
In der Gastronomie zählt jede Sekunde. Ein Kartenlesegerät, das fünf Sekunden zum Verbindungsaufbau braucht, kostet Zeit. Bei hohem Gästeaufkommen summiert sich das spürbar. Moderne Terminals verarbeiten Transaktionen in Sekunden und wechseln bei schwacher WLAN-Verbindung automatisch ins Mobilfunknetz, damit der Bezahlvorgang nicht abbricht.
Mobilität: Zahlung folgt dem Gast
Viele Gastronomiebetriebe brauchen ein Terminal, das nicht an einem festen Kassenstandort hängt. Zahlung am Tisch, Abrechnung beim Gast auf der Terrasse oder Kartenzahlung am Foodtruck-Fenster – dafür ist ein mobiles Kartenlesegerät erforderlich, das über WLAN, SIM-Karte oder Bluetooth verbunden ist und einen leistungsstarken Akku hat.
Trinkgeldfunktion: mehr Komfort für Gast und Team
Oft wird Trinkgeld bei Kartenzahlung vergessen oder ist umständlich einzugeben. Terminals mit digitaler Trinkgeldfunktion ermöglichen es dem Gast, den Trinkgeldbetrag direkt auf dem Display einzugeben – ohne Extraschritte für das Personal. Das erhöht nicht nur die Zufriedenheit des Teams, sondern auch die tatsächlich gezahlten Trinkgeldbeträge.
Mobiles oder stationäres Kartenlesegerät – was passt zur Gastronomie?
Die meisten Gastronomiebetriebe sind mit einem mobilen Kartenlesegerät besser bedient als mit einem stationären Terminal. Der Grund ist einfach: In der Gastronomie findet Zahlung selten an einem festen Ort statt.
|
Mobiles Kartenlesegerät |
Stationäres Kartenlesegerät |
Einsatz |
Tisch, Theke, Terrasse, Außeneinsatz |
Feste Kassenposition |
Verbindung |
WLAN, SIM, Bluetooth |
LAN, WLAN |
Trinkgeld |
Meist integriert |
Abhängig vom Modell |
Ideal für |
Restaurant, Café, Bar, Foodtruck, Imbiss |
Betriebe mit fester Kasse und hohem Durchlauf |
Einstiegspreis |
ab 15 Euro/Monat oder ab 99 Euro Kauf |
ab 15 Euro/Monat |
Ein stationäres Terminal macht in der Gastronomie Sinn, wenn es einen festen Kassentresen gibt, zum Beispiel beim Imbiss mit Counter-Betrieb oder an der Bar.
Welches Kartenlesegerät eignet sich für die Gastronomie?
Ein Kartenlesegerät für die Gastronomie muss andere Anforderungen erfüllen als ein Terminal im Einzelhandel. Die wichtigsten Kriterien: Akkulaufzeit für einen vollen Servicetag, stabile Verbindung auch bei schwachem WLAN, integrierte Trinkgeldfunktion und ein robustes Gehäuse, das auch Küchennähe verträgt.
Für die meisten Gastronomiebetriebe empfiehlt sich ein mobiles SmartPOS-Terminal – es verbindet die Funktionalität eines vollwertigen Kassensystems mit der Flexibilität eines Handgeräts. Zahlung am Tisch, Trinkgeldeingabe durch den Gast und Belegdruck per Drucker oder QR-Code sind damit in einem Gerät abgedeckt.
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Die Kosten setzen sich aus zwei Teilen zusammen: dem Gerät und dem Disagio (dem prozentualen Transaktionsanteil, der an den Zahlungsdienstleister geht).
Das Gerät kann gekauft oder gemietet werden. Ein mobiles Kartenlesegerät ist bei Nexi ab 99 Euro einmalig im Pay-as-you-Go-Paket erhältlich – ohne Fixkosten, ohne Transaktionsgebühren. Zur Miete stehen Geräte ab 15 Euro monatlich zur Verfügung. Als Faustregel gilt: Bei einem monatlichen Kartenumsatz bis ca. 2.000 Euro lohnt sich der Kauf, darüber die Miete.
Das Disagio beginnt bei Nexi ab 1,19 % auf alle Karten – ohne versteckte Kosten pro Transaktion.
Was noch dazukommen kann:
● Einrichtungsgebühr (bei manchen Anbietern, bei Nexi entfällt diese im Pay-as-you-Go-Paket)
● Kosten für Bonrollen oder digitale Belegzustellung
● Monatliche Softwaregebühren bei vollständigen Kassensystemen mit Tischverwaltung
Welche Zahlungsarten sollte ein Gastronomieterminal unterstützen?
Gäste zahlen heute auf viele Arten. Laut dem EHI Retail Institute wurden 2024 bereits über 60 % des Umsatzes im deutschen stationären Handel per Karte bezahlt – der Anteil von kontaktlosen Zahlungen steigt kontinuierlich. Ein modernes Gastronomieterminal sollte mindestens folgende Zahlungsarten akzeptieren:
● girocard (EC-Karte): Die meistgenutzte Zahlungsart in Deutschland
● Kreditkarten: Mastercard, Visa, American Express – besonders relevant bei internationalen Gästen
● Kontaktlos per NFC: Near Field Communication ermöglicht Zahlung durch kurzes Vorhalten der Karte – kein PIN erforderlich bei Beträgen bis 50 Euro
● Apple Pay und Google Pay: Zahlung per Smartphone oder Smartwatch, beliebt bei jüngeren Gästen
Wer NFC und Mobile Payment anbietet, beschleunigt den Bezahlvorgang spürbar, besonders in Stoßzeiten.
Was sind die gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme in der Gastronomie?
Seit 2020 sind alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland verpflichtet, eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden. Die TSE protokolliert jeden Kassiervorgang manipulationssicher und ist Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung im Sinne der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Ab Januar 2025 müssen alle Kassensysteme über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden – je Betriebsstätte, innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
Einfache Kartenlesegeräte ohne Kassenfunktion (also reine Zahlungsterminals ohne Bon-Erstellung) sind von der TSE-Pflicht nicht betroffen. Die Pflicht gilt für Kassensysteme, die Kassenvorgänge erfassen und Bons erstellen.
Welches Kassensystem passt zu welchem Gastronomiebetrieb?
Imbiss – Geschwindigkeit vor allem anderen
Im Imbiss geht es um Tempo. Laufkundschaft, Schüler, Berufspendler – alle wollen schnell bestellen und genauso schnell zahlen. Ein mobiles Kartenlesegerät mit Belegdrucker, langer Akkulaufzeit und automatischer Netzumschaltung ist hier die praktischste Lösung. Kein Einrichten, kein technisches Know-how nötig – einfach anmelden und loslegen.
Restaurant – Komfort am Tisch entscheidet
Im Restaurant steht der Gästekomfort im Vordergrund: Zahlung direkt am Tisch, Rechnungssplitting für Gruppen, digitale Trinkgeldfunktion. Ein SmartPOS-Terminal mit Touchdisplay und integriertem Belegdrucker ermöglicht den kompletten Zahlungsvorgang am Tisch – der Gast gibt Trinkgeld direkt auf dem Display ein, der Bon kommt sofort. Wer ein vollständiges Kassensystem mit Tischverwaltung, Menüpflege und Reservierungsanbindung sucht, kann das Nexi-Terminal mit orderbird kombinieren – einem auf die Gastronomie spezialisierten Kassensystem, das direkt mit Nexi als Zahlungspartner zusammenarbeitet. Mehr Informationen zu orderbird gibt es hier.
Foodtruck – Verbindungsstabilität ist entscheidend
Der Foodtruck stellt die höchsten Anforderungen an Mobilität und Verbindungsstabilität. Das Terminal muss auch dann funktionieren, wenn kein stabiles WLAN verfügbar ist – auf dem Wochenmarkt, beim Straßenfest oder auf Festivals. Geräte mit automatischer Netzumschaltung zwischen WLAN und 4G/Mobilfunknetz sind hier unverzichtbar.
Welche Vorteile hat ein spezialisiertes Kassensystem für die Gastronomie gegenüber einer Standardlösung?
Ein allgemeines Kassensystem kann Zahlungen abwickeln – aber es ist nicht auf die Abläufe in der Gastronomie ausgelegt. Spezialisierte Lösungen bringen Funktionen mit, die im Gastronomiealltag den Unterschied machen: Tischzuweisung, Rechnungssplitting, Trinkgeldfunktion, Verbindung zur Küche und Unterstützung mehrerer gleichzeitiger Servicemitarbeiter.
Hinzu kommt die Verbindungsstabilität: Gastronomie-Terminals sind so konfiguriert, dass sie bei WLAN-Ausfall automatisch ins Mobilfunknetz wechseln – ein Ausfall mitten im Servicebetrieb wird damit verhindert. Standardlösungen bieten diese automatische Umschaltung häufig nicht.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Zertifizierung: Auf die Gastronomie spezialisierte Terminals sind in der Regel für alle relevanten Kartensysteme zertifiziert und erfüllen die deutschen Anforderungen an die TSE-Pflicht. Das spart Betreibern den Aufwand, Kompatibilität und Compliance separat zu prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Welches Kassensystem brauche ich für mein Restaurant?
Für die meisten Restaurants reicht ein mobiles SmartPOS-Terminal mit Touchdisplay, Belegdrucker, NFC und Trinkgeldfunktion. Es ermöglicht die Zahlung direkt am Tisch, akzeptiert alle gängigen Karten und Mobile Payment und ist in der Regel ohne technisches Vorwissen in Betrieb zu nehmen. Für komplexere Anforderungen wie Tischverwaltung oder Küchendrucker gibt es Kassensysteme, die das Terminal als Herzstück einbinden.
Was kostet ein Kartenlesegerät für die Gastronomie?
Ein mobiles Kartenlesegerät ist ab 159 Euro einmalig oder ab 15,95 Euro monatlich zur Miete erhältlich. Dazu kommt ein Disagio ab 0,79 % pro Kartentransaktion. Für Betriebe mit geringem Kartenumsatz (bis ca. 2.000 Euro monatlich) lohnt sich der Kauf, für Betriebe mit höherem Volumen die Miete.
Brauche ich eine TSE für mein Kartenlesegerät?
Reine Zahlungsterminals ohne Kassenfunktion benötigen keine TSE. Die Pflicht gilt für Kassensysteme, die Kassenvorgänge erfassen und Bons erstellen. Wenn Sie nur ein Kartenlesegerät betreiben und Ihre Kassenführung anderweitig dokumentieren, sind Sie von der TSE-Pflicht nicht betroffen. Im Zweifel empfiehlt sich eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater.
Kann ich ein Kartenlesegerät auch ohne Vertragsbindung kaufen?
Ja. Das Pay-as-you-Go-Paket ermöglicht den Kauf eines mobilen Terminals ohne Vertragsbindung. Sie zahlen einmalig den Kaufpreis und danach nur das Disagio pro Transaktion – keine monatlichen Fixkosten, keine Mindestlaufzeit.
Was ist eine digitale Trinkgeldfunktion?
Bei Terminals mit digitaler Trinkgeldfunktion wird dem Gast nach dem Rechnungsbetrag ein Eingabefeld für Trinkgeld angezeigt – direkt auf dem Display des Terminals. Der Gast gibt den gewünschten Betrag ein oder wählt einen Prozentsatz. Das Trinkgeld wird separat erfasst und ausgezahlt. Für das Personal bedeutet das weniger Umständlichkeit, für den Gast mehr Komfort.
Das Richtige Kassensystem spart Zeit und schützt vor Umsatzverlust
Ein Kassensystem für die Gastronomie ist kein Einheitsprodukt – und die Wahl hat direkte Auswirkungen auf den Betriebsalltag. Wer auf Mobilität verzichtet, verliert Flexibilität beim Service. Wer keine Trinkgeldfunktion hat, lässt Einnahmen liegen. Wer auf NFC verzichtet, bremst den Ablauf in Stoßzeiten. Das richtige Terminal ist deshalb kein Nice-to-have, sondern ein operativer Baustein.
Nexi Germany GmbH
Alle Preisangaben gemäß Stand September 2026. Konditionen können variieren – aktuelle Details finden Sie aufJetzt passende Lösung für Ihren Gastronomiebetrieb finden .
