FAQ zum Nexi Checkout Portal

Jede Zahlung im Nexi Checkout Portal hat einen Status. Dieser zeigt Ihnen, wie weit die Zahlung verarbeitet wurde, welche Aktionen noch möglich sind und ob bereits ein Betrag verarbeitet wurde:

Der Status „Eingeleitet“ bedeutet, dass der Bezahlvorgang gestartet, aber nicht erfolgreich abgeschlossen wurde. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

• Verbindungsabbruch während des Bezahlvorgangs
• Schließen des Checkout-Fensters vor Abschluss der Zahlung
• Fehlgeschlagene 3-D Secure-Prüfung (Sicherheitsabfrage der Bank des Kunden)

In diesen Fällen wurde kein Betrag abgebucht.

Wenn eine Zahlung fehlschlägt, wird der zugehörige Fehlercode direkt in den Zahlungsdetails neben der Zahlungs-ID angezeigt. Der Fehlercode gibt Aufschluss darüber, warum die Zahlung nicht erfolgreich verarbeitet werden konnte.

Eine Übersicht der Fehlercodes und ihrer Bedeutung finden Sie in unserer technischen Dokumentation:
Fehlercodes ansehen

Wichtiger Hinweis zum Portal-Update:
In der Haupt-Zahlungsansicht können Sie ab sofort nur noch Rückerstattungen direkt durchführen. Für alle anderen Aktionen klicken Sie einfach auf die Transaktionszeile: In der Detailansicht können Sie Zahlungen belasten, bearbeiten und ebenfalls rückerstatten.

1. Aufrufen der Zahlungsübersicht.
2. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Nexi Checkout Portal ein.
3. Wählen Sie im linken Navigationsmenü den Punkt Zahlungen.
4. Geben Sie die Zahlungs-ID (Payment ID) in die Suchleiste ein. (Alternativ können Sie nach dem Kundennamen,Bestell-ID oder dem Status filtern).
5. Klicken Sie direkt auf die Transaktionszeile, um die Detailansicht der Zahlung zu öffnen.

Zahlungen belasten:
Wenn Zahlungen in Ihrem Online-Shop nicht automatisch eingezogen werden, verbleiben sie im Status Reserviert. Sie müssen diese Transaktion manuell belasten, um die tatsächliche Wertstellung des Betrags zu veranlassen:

1. Suchen und öffnen Sie die gewünschte Transaktion im Status Reserviert(wie in Schritt 1 beschrieben.)
2. Klicken Sie in der geöffneten Detailansicht der Zahlung oben rechts auf die Schaltfläche Belasten.
3. Vollbelastung: Bestätigen Sie direkt den voreingestellten Gesamtbetrag der Bestellung.
   Hinweis gemäß Nexi Dokumentation: Der verbleibende Restbetrag der Autorisierung wird nach einer Teilbelastung automatisch freigegeben.
4. Teilbelastung (z. B. bei Teillieferung): Tragen Sie den gewünschten geringeren Betrag manuell ein.
5. Klicken Sie auf Ausführen. Der Status der Zahlung wechselt sofort auf Belastet.

Methode A: Betragsbasierte Rückerstattung (Kreditkarten, PayPal, Apple Pay, Google Pay)

Bei diesen Zahlungsarten können Sie Erstattungen flexibel über reine Geldbeträge steuern:

1. Klicken Sie in der Detailansicht der Buchung auf die Schaltfläche Rückerstattung. Eine Rückerstattung ist auch über den Punkt "Rückerstattung" über die Haupt-Zahlungsansicht möglich.
2. Vollständige Erstattung: Belassen Sie den vollen voreingestellten Betrag im Eingabefeld.
3. Teilerstattung (z. B. Kulanzrabatt): Überschreiben Sie das Feld und tragen Sie den exakten Teilbetrag ein, den der Kunde zurückerhalten soll.
4. Klicken Sie auf Rückerstattung ausführen.

Methode B: Artikelbasierte Rückerstattung (Ratepay, Riverty)

Rechnungs- und Ratenkäufe verlangen zwingend eine präzise Anpassung des Warenkorbs, damit der Zahlungsdienstleister dem Kunden eine korrigierte Rechnung oder einen neuen Ratenplan ausstellen kann:

1. Klicken Sie in der Detailansicht auf Rückerstattung.
2. Das Portal zeigt Ihnen die einzelnen Artikelpositionen der Bestellung an.
3. Vollständige Erstattung: Wählen Sie bei allen Artikeln die maximale Stückzahl aus.
4. Teilretoure (z. B. ein von drei Artikeln geht zurück): Ändern Sie die Anzahl/Stückzahl gezielt nur bei dem Artikel, der tatsächlich reklamiert wurde. Das System errechnet den Erstattungsbetrag automatisch anhand des Artikelpreises.
5. Klicken Sie auf Rückerstattung ausführen.

Schnelle Hilfe bei Fragen:

• Die Schaltfläche „Rückerstattung“ wird nicht angezeigt: Prüfen Sie den aktuellen Zahlungsstatus. Wenn die Zahlung noch auf Reserviert steht, kann sie nicht erstattet werden. Es muss in diesem Fall erst eine Stornierung oder Belastung durchgeführt werden

WICHTIGE STATUS-LOGIK: Reserviert vs. Belastet

Zahlungen im Status „Reserviert“ stellen eine reine Betragssperre dar und beinhalten noch keinen realen Zahlungseingang. In diesem Zustand ist eine Rückerstattung technisch nicht möglich. Sie müssen je nach Situation wie folgt vorgehen:

• Kunde möchte stornieren?
  Führen Sie eine Stornierung durch. Die Reservierung auf dem Kundenkonto wird sofort gelöscht.
• Ware wird versendet?
  Führen Sie eine Belastung durch. Erst danach wechselt der Status auf Belastet und der Button für eine Rückerstattung wird überhaupt erst sichtbar.

• Können mehrere Teilretouren durchgeführt werden?
  Ja. Sie können so lange aufeinanderfolgende Teilerstattungen vornehmen, bis der ursprüngliche Kaufbetrag komplett aufgebraucht ist. Bei Ratepay / Riverty verringert sich die Artikelauswahl im Dashboard bei jedem Schritt um die bereits erstatteten Mengen.

• Tägliche automatische Auszahlungsreports aktivieren (Administratorrechte erforderlich): Dieser Schritt kann ausschließlich von Benutzern mit der Rolle Administrator durchgeführt werden.
  Navigieren Sie im Nexi Checkout Portal zum Reiter Benutzer und klicken Sie im Bereich Quick Actions auf den Punkt Wählen. Im sich öffnenden Fenster können die täglichen Auszahlungsreporte angefordert werden, welche anschließend automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Administrators gesendet werden.
• Ablauffrist der Downloads: Manuell generierte Berichte werden im Portal aus Sicherheitsgründen nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Sichern Sie die Dateien daher regelmäßig lokal. Sollten Sie einen Bericht nach Ablauf dieser zwei Wochen erneut benötigen, muss er im Portal neu erzeugt werden.

Schritt 1: Anmeldung im Portal

1. Öffnen Sie Ihren Browser und rufen Sie das Nexi Checkout Portal auf: 
   Portal aufrufen
2. Loggen Sie sich mit Ihren Händler-Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) ein.

Schritt 2: Navigieren im Hauptmenü

1. Nutzen Sie die linke Navigationsleiste auf Ihrem Bildschirm.
2. Klicken Sie auf den Reiter „Auszahlungen“ (für schnelle Übersichten) oder direkt auf „Bericht erstellen“.

Schritt 3: Zeitraum definieren & Bericht generieren

1. Klicken Sie auf das Datums-Filterfeld am oberen Bildschirmrand. Unter dem Reiter „Bericht erstellen“ haben sie verschiedene Möglichkeiten zum Filtern. Unter dem Reiter „Auszahlungen“, können die Auszahlungsberichte für die bereits erfolgten Auszahlungen generiert werden.
2. Wählen Sie den gewünschten Abrechnungszeitraum aus (z. B. Vortag, die letzte vollständige Woche oder den Vormonat).
3. Bestätigen Sie die Auswahl, um die Daten für diesen Zeitraum zusammenzustellen und die Erstellung anzustoßen.
4. Hinweis: Die so erstellten Berichte finden Sie anschließend (für 14 Tage) unter dem Reiter „Berichte“.

Schritt 4: Export und Download

1. Nach der Filterung wird Ihnen die Liste der verfügbaren Berichte angezeigt.
2. Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Bericht auf den Button „Exportieren“.
3. Wählen Sie das für Sie passende Dateiformat je nach Verwendungszweck:

• CSV- oder Excel-Datei: Optimal für den direkten Datenimport in Ihre Buchhaltungssoftware.
• PDF-Datei: Liefert eine kompakte Gesamtübersicht, die den kompletten Auszahlungsbetrag und die einbehaltenen Transaktionsgebühren auf einen Blick zeigt. Klicken Sie dazu im Reiter „Auszahlungen“ bei der gewünschten Auszahlung auf das Auge-Symbol. Ideal als Beleg für Ihre Ablage. Die PDF-Übersicht kann dann über den Button „Übersicht drucken“ rechts oben erstellt werden.

Der  Auszahlungsbericht listet jede Transaktion detailliert auf. Für die tägliche Praxis und Ihre Buchhaltung sind im Wesentlichen drei Datenblöcke enthalten:

1. Bestell- und Kundendetails (Zur Zuordnung):
Hier finden Sie das Kaufdatum (Order date), den Kundennamen, Kontaktdaten und Ihre Shop-Bestellnummer (Order id). Damit ordnen Sie jede Zahlung sofort dem richtigen Kunden zu.

2. Zahlungsstatus und Beträge (Zur Kontrolle):

Der Bericht zeigt den Bruttobetrag der Bestellung (Amount / Payment amount), die gewählte Zahlungsart und den aktuellen Status der Zahlung (z. B. ob das Geld erfolgreich abgebucht oder an den Kunden erstattet wurde).

3. Gebühren und Bankabgleich (Für die Buchhaltung):

• Transaction fee: Die von Nexi einbehaltene Gebühr für die Abwicklung.
• Payout amount: Der Netto-Betrag, der tatsächlich auf Ihr Bankkonto überwiesen wird.
• Payout reference: Der Verwendungszweck. Dieser Text steht exakt so auf Ihrem echten Bankkontoauszug, damit Ihre Buchhaltungssoftware die Bankbuchung vollautomatisch mit diesem Bericht abgleichen kann.

Bearbeitungszeiten für Belastungen, Stornierungen und Rückerstattungen einsehen:
https://developer.nexigroup.com/nexi-checkout/en-EU/docs/payment-methods/#build-authorization-times-for-charge-cancel-and-refund

In Ihrem Nexi Checkout Portal werden die Auszahlungen (Auszahlungsberichte) für die Zahlungsarten PayPal und American Express nicht aufgeführt.

Der Grund dafür:
Nexi fungiert bei PayPal und American Express rein als technischer Vermittler (Gateway), der die Zahlungen lediglich sicher durchroutet. Die eigentliche finanzielle Abwicklung und Auszahlung erfolgt nicht über Nexi, sondern direkt über die jeweiligen Zahlungsanbieter. Die Zahlungen über diese beiden Zahlarten, sind aber ganz normal unter dem Reiter "Zahlungen" hinterlegt.

So prüfen Sie Ihre Umsätze und Auszahlungen:

• PayPal: Loggen Sie sich direkt in Ihr PayPal-Geschäftskonto (Händlerportal) ein. Dort finden Sie alle Transaktionen, das aktuelle Guthaben und die Überweisungen auf Ihr Bankkonto.
• American Express: Nutzen Sie das Amex Händlerportal (Merchant Portal). Die Gutschriften für Amex-Zahlungen werden direkt von American Express auf Ihr hinterlegtes Bankkonto überwiesen und dort abgerechnet.

In Ihrem Nexi Checkout Portal sehen Sie daher ausschließlich die Auszahlungsberichte für die direkt über Nexi abgewickelten Zahlungsarten (wie z. B. Visa, Mastercard)

Um eine Einzahlung auf Ihrem Nexi Checkout Merchant Profil vorzunehmen müssen Sie sich zunächst im Nexi Checkout Portal anmelden.

1. Login unter https://portal.dibspayment.eu/
2. Auf der Linken Seite den Reiter Firma -> Informationen zum Konto auswählen.
3. Klicken Sie auf dem Einzahlungsbutton unter Ihrer Bankverbindung.

Beispiel-Screenshot anzeigen

Bitte stellen Sie sicher, dass die Referenz-ID im Verwendungszweck ohne weiteren Zeichen eingetragen ist.

Wenn eine Rückerstattung in Ihrem Nexi Checkout Portal fehlschlägt oder blockiert wird, liegt dies in der Regel an einem nicht ausreichenden Kontoguthaben.

Wichtig für die Freigabe:
Um Rückerstattungen erfolgreich durchführen zu können, muss Ihr Gesamtsaldo positiv sein. Dieser Gesamtsaldo berechnet sich aus:

• Ihrem aktuellen Kontosaldo
• Abzüglich der offenen Rückerstattungen
• Abzüglich anfallender Gebühren

Ist dieser Gesamtwert im Minus, müssen Sie eine manuelle Einzahlung (Top-Up) vornehmen.

So finden Sie die Bankdaten für die Einzahlung:
Die Bankverbindung für Ihr Händlerkonto müssen Sie nicht extra anfragen. Sie ist direkt in Ihrem Portal hinterlegt:

1. Loggen Sie sich in das Nexi Checkout Portal ein.
2. Klicken Sie auf den Reiter Firma.
3. Wählen Sie dort den Unterpunkt Informationen zum Konto. Dann klicken Sie auf den Button "Einzahlung"(hier sehen Sie dann die Bankdaten für die Einzahlung)

Nutzen Sie bitte exakt die dort angegebenen Bankdaten und den hinterlegten Verwendungszweck, damit Ihre Einzahlung automatisch und ohne Verzögerung Ihrem Saldo gutgeschrieben wird. Sobald das Konto ausgeglichen ist, werden die offenen Rückerstattungen verarbeitet.

Anbei finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verifizierung der Domain bei Apple Pay laut unserer Nexi-Dokumentation:

I. Domain im Nexi Checkout Portal registrieren

1. Loggen Sie sich in Ihr Nexi Checkout Portal ein.
2. Navigieren Sie zum Menü Add-on.
3. Klicken Sie auf ENABLE APPLE PAY.
4. Geben Sie Ihren Domainnamen (z.B. www.ihrshop.de) in das dafür vorgesehene Feld ein

Klicken Sie auf DOWNLOAD, um die apple-developer-merchantid-domain-association Datei herunterzuladen.

II. Validierungsdatei hochladen (Domain-Verifizierung)

1. Verbinden Sie sich per FTP/SFTP mit Ihrem Webserver.
2. Navigieren Sie zum Hauptverzeichnis (Root) Ihrer Domain (meist public_html, httpdocs oder www).
3. Erstellen Sie dort einen neuen Ordner mit dem Namen .well-known (mit dem Punkt am Anfang).
4. Laden Sie die zuvor heruntergeladene Datei apple-developer-merchantid-domain-association in diesen Ordner hoch.

Die Datei muss nun unter folgender URL öffentlich erreichbar sein: https://[IHR-DOMAIN-NAME]/.well-known/apple-developer-merchantid-domain-association.

III. Verifizierung im Nexi Checkout Portal abschließen

1. Gehen Sie zurück in das Nexi Checkout Portal zum Apple Pay Add-on.
2. Klicken Sie auf VERIFY DOMAIN.
3. Nexi prüft nun, ob die Datei korrekt platziert ist, und schaltet Apple Pay frei.

Hier sind die Schritte zur Fehlerbehebung:

• Überprüfung der Datei: Die Datei apple-developer-merchantid-domain-association.txt muss exakt unter folgendem Pfad auf Ihrem Server erreichbar sein: https://ihredomain.de.
• SSL/HTTPS-Prüfung: Die Domain muss über HTTPS erreichbar sein. Stellen Sie sicher, dass keine Weiterleitungen (Redirects) von der Verifizierungsdatei auf eine andere Seite stattfinden.
• Inhalt der Datei: Überprüfen Sie, ob der Inhalt der Datei korrekt ist und nicht durch ein CMS (wie WordPress) verändert wurde.
• Caching löschen: Leeren Sie den Cache Ihres Servers, CDN (wie Cloudflare) und Browsers, da eine alte Version der Website die Verifizierung blockieren könnte.
• Datei wird heruntergeladen beim Öffnen des Webseitenspeichers

Da PayPal im Nexi Checkout Portal als externe Drittanbieter-Zahlungsart integriert ist, lässt sich diese Option nicht im Nexi-Händlerportal selbst ausschalten oder ändern. Die Steuerung und Deaktivierung erfolgt ausschließlich direkt über Ihr PayPal-Geschäftskonto, indem Sie Nexi die Zugriffsberechtigung entziehen.

Bitte führen Sie dazu die folgenden Schritte an einem Computer oder Laptop durch:

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Deaktivierung:

1. Loggen Sie sich über den Browser in Ihr PayPal-Geschäftskonto ein.
2. Rufen Sie die Einstellungen für Drittanbieter auf. Sie finden die offizielle Hilfeseite dazu hier: PayPal-Hilfe: Berechtigungen für Drittanbieter widerrufen.
3. Suchen Sie im Bereich der Drittanbieter-Berechtigungen nach dem Eintrag für Nets / Nexi.
4. Klicken Sie bei diesem Eintrag auf Löschen, Entfernen oder Berechtigung entziehen.
5. Bestätigen Sie das anschließende Pop-up-Fenster mit Ja / OK.